CHIEF INFORMATION OFFICER DAN PERANNYA DALAM PEMERINTAHAN DAERAH
untuk merujuk, sila gunakan (Yogyantoro, Anugrah. E., 2012)
- CHIEF INFORMATION OFFICER DAN TUGAS UTAMANYA
Di zaman tanpa batas seperti sekarang ini, bagi sebuah organisasi maupun perusahaan adalah umum untuk memiliki seorang pimpinan atau manajer eksekutif di bidang sistem informasi. Di Amerika, eksekutif ini dikenal sebagai CIO (Chief Information Officer) yang langsung bertanggung jawab kepada CEO (Chief Executive Officer). Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Pada kenyataannya saat ini, dapat dihitung dengan jari ada berapa perusahaan di Indonesia yang memiliki CIO di jajaran direksinya. Mengapa? Karena mungkin peranan sistem informasi belum begitu besar atau diperlukan oleh perusahaan yang bersangkutan sehingga mengharuskan mereka memiliki seorang personal eksekutif yang harus secara khusus memikirkannya.
Hal di atas cukup wajar, karena kebutuhan perusahaan akan informasi masih dalam tahap awal dalam suatu proses evolusi. Saat ini, keberadaan seorang Direktur SDM sudah merupakan hal yang umum, karena para praktisi manajemen sudah sepakat dan mengerti posisi strategis manusia (SDM) dalam sebuah perusahaan. Namun beberapa puluh tahun yang lalu, sebuah perusahaan yang memiliki Direktur SDM mungkin masih menjadi suatu hal yang langka. Paling tidak posisi tertinggi untuk menangani masalah manusia di organisasi ada di tangan seorang Manajer Personalia. Nampaknya Indonesia membutuhkan beberapa tahun lagi untuk dapat mengerti pentingnya mempekerjakan seorang CIO di perusahaan.
Informasi mengenai bagaimana sejarah profesi Chief Information Officer (CIO) mula pertama dikenal dunia menurut Electronic Data Systems Corporation (2008) tidak diketahui (lost to history). CIO sebagai suatu profesi dapat dipahami dari posisi tugas dan fungsi jabatan yang diemban seseorang. Diperkirakan pengangkatan CIO pertama kalinya dikenal di perusahaan-perusahaan pada tahun 1970 (tidak disebut di perusahaan apa). Sebagaimana teknisi perusahaan, CIO pertama ini melaksanakan tanggung jawabnya dengan pendekatan teknis, seperti mengoptimalisasi akuisisi, integrasi dan aplikasi teknologi informasi. Belum memiliki visi, namun lambat laun posisi CIO berkembang memiliki tanggungjawabyang multidimensional. (EDS. 2008).
Eksistensi CIO tercantum dalam Clinger-CohenAct (CCA) 1996 yang sebenarnya merupakan kombinasi perundang-undangan Information Technology Management Reform Act (ITMRA) dan Federal Acquisition ReformAct (FARA) pada tahun 1996. Dalam CCA 1996 tersebut secara jelas disebutkan pembentukan jabatan CIO pada Departemen-Departemen, Agensi, dan Badan Nasional Pemerintah FederalAmerika Serikat. National Defense Authorization Act 1996, dalam Divisi E telah diatur Penyempurnaan ManajemenTeknologi Informasi pada DepartemenPertahanan, dan Departemen Energi USA. Di dalamnya antara lain mengatur tentangtanggungjawab akuisisi teknologi informasi dan agensi CIO. Tanggungjawabjawab akuisisi terdiri dari pengaturantanggungjawab direktur, perencanaan anggaran dan kendali investasi, basis kinerja dan hasil. Pengaturan agensi CIOterdiri dari desain CIO, tanggungjawab umum, kewajiban dan kualifikasi CIO,definisi arsitektur teknologi informasi.
Pada tahun 2002 diterbitkan “E-Government Act” yang didalamnya banyakmengatur tentang peran CIO. Jika CIO pada departemen sebagai agensi CIO, makadi Pemerintahan Federal USA dikenal Dewan CIOC (Chief Information Officers Council) yang diantaranya beranggotakanDirektur Deputi Management, Administrator E-Government, Administrator Informasidan Regulasi, CIO dari masing masing agensi, CIO CIA, CIO Departemen Pertahanan.
Sebelum membahas peran CIO dalam pemerintahan, penulis akan menyampaikan terlebih dahulu peran atau tugas utama dari seorang CIO dalam sebuah perusahaan. Menurut Prof. Richardus Eko Indrajit, guru besar ilmu komputer ABFI Institute Perbanas (sebagaimana dijelaskan dalam buku “Information Systems Management in Practice”, Ralph Sprague beserta rekannya Barbara McNurlin), setidaknya ada lima fungsi utama CIO di sebuah perusahaan (Sprague et.al., 1993). Berikut akan dijelaskan satu per satu.
- MEMAHAMI BISNIS
Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:
1) Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;
2) Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;
3) Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;
4) Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;
5) Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;
6) Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan
7) Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.
- MEMBANGUN CITRA DIVISI
Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem informasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan. Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi) harus memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu para SDM di dalam perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya melalui utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi utama dari keberadaan sistem informasi di perusahaan.
Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users) sistem informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu cara lain untuk meningkatkan citra divisi sistem informasi. Dengan menghasilkan “produk-produk” yang terbukti dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari, divisi sisten informasi akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari fungsi-fungsi lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan masa depan.
Sumber: Sprague et.al., 1993 sebagaimana dikutip Indrajit, Eko Richardus
- MENINGKATKAN MUTU PENGGUNAAN TEKNOLOGI
“Tak kenal maka tak sayang”, mungkin demikianlah kalimat yang cocok ditujukan bagi para karyawan yang belum pernah dan takut menggunakan komputer. Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan. Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai dengan yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan sistem informasi di perusahaan.
- MENCANANGKAN VISI TEKNOLOGI INFORMASI
Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi perusahaan melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang. Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif. Membantu perusahaan mencanangkan visinya di masa mendatang adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus dimasyarakatkan di kalangan perusahaan. Visi pemanfaatan sistem informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi perusahaan secara umum.
Melihat bahwa abad sekarang dan mendatang adalah era yang sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO dalam melihat masa depan perusahaan menempati posisi yang cukup dominan. Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun yang bersangkutan harus dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh jajaran manajemen dan staf (create a vision). Apalah artinya sebuah visi yang
bagus tapi tidak ada seorang pun dari karyawan yang merasa perlu untuk mewujudkannya. Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada manajemen untuk membantu merumuskan dan menjual visi kepada seluruh jajaran karyawan secara efektif. Hal ini sangat penting, karena visi merupakan akar dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan bisnisnya setiap hari.
- PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, yang terdiri dari komponen-komponen seperti software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat me-utilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan saat ini secara optimum, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari.
- CIO di Pemerintahan Secara Umum
Menurut Prof. DR-Ing. Kalamullah Ramli[1], mengingat strategisnya fungsi utama CIO yang telah dipaparkan di penjelasan sebelumnya dan sebagai best practice bahwa di perusahaan swasta posisi CIO telah berada langsung di bawah posisi pimpinan tertinggi organisasi (CEO), sebaiknya di Indonesia juga diterapkan hal serupa. Hal ini mengingat di sejumlah negara(mengambil contoh di Korea Selatan), posisi/kedudukan CIO di sektor pemerintahan CIO sudah masuk di jajaran level eselon 1. Ini berarti dalam tiap departemen/kementerian, sebaiknya ada satu orang direktur jenderal/yang setingkat dengannya yang akan mengemban fungsi CIO bagi satu departemen/kementerian terkait.
Sejalan dengan hal di atas, oleh beliau diusulkan pula CIO di Indonesia agar di tingkat Provinsi, CIO menjabat setingkat eselon 2 (Kepala Dinas Provinsi). Selain itu, di tingkat Kabupaten/Kota, diusulkan agar CIO memiliki jabatan structural berada setingkat eselon 2 B (Kepala Dinas Kab/Kota). Di samping itu, Ramli mengusulkan agar penamaan lembaga pengelola TIK di daerah masih bervariasi, ada yg bernama Kepala Dinas Infokom, Kantor Pengolahan Data Elektronik ada juga Badan Telematika dll, perlu panduan penyeragaman tupoksi dan penamaan, usul namanya konsisten dengan nama Dinas Kominfo Provinsi atau Daerah.
Saat ini, sebagai contoh penerapan dari konsep CIO yang berada langsung di bawah pimpinan utama departemen/kementerian, di Kementerian Keuangan RI tengah dipersiapkan eselon 1 khusus yang akan membidangi isu terkait teknologi informasi. Sebelum adanya rencana pembentukan CIO level kementerian tersebut (sampai saat penulisan paper ini), Kementerian Keuangan hanya memiliki satu unit khusus yang membidangi masalah teknologi informasi yang menanggungjawabi seluruh kementerian. Unit ini bernama Pusat Informasi dan Teknologi, sebuah unit eselon 2 yang berada di bawah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan.
- CIO di Pemerintahan Daerah
Berdasarkan telaah dari Magister Teknologi Informasi Universitas Gajahmada sebagaimana penulis rujuk dari situsnya, peran, struktur dan tugas dari CIO level pemerintah (Government CIO) di level Pemerintahan Daerah dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Peran Government CIO dalam Konteks Pemerintahan Daerah di Indonesia
Konsep tentang Government CIO (GCIO) telah dikenal dan dipraktekkan secara luas di luar negeri. Di lingkungan Asia-Pasifik misalnya, forum APECTEL mendefinisikan peran GCIO dalam dua poin besar:
- Enterprise leadership in information and IT management and provision to support future projects for competitive business value
- Management of daily delivery of IT/IS services
Definisi peran GCIO menurut APECTEL perlu disesuaikan dengan kondisi lembaga-lembaga pemerintah di Indonesia, terutama di lingkungan pemerintah daerah. “Enterprise leadership” harus diterjemahkan sebagai kepemimpinan yang mencakup seluruh struktur perangkat daerah. “Information and IT management provision” memang mutlak harus dilakukan, tentu dalam konteks lokal sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pemerintah kabupaten/kota. Hanya saja penyediaan informasi dan TIK tersebut harus ditempatkan dalam kerangka tugas lembaga-lembaga pemerintah sebagai penyelenggara layanan publik.
Dalam konteks Indonesia, pada akhirnya peran GCIO tidak dapat dilepaskan dengan rencana pemerintah untuk menerapkan e-government di semua perangkat pemerintahan. Hampir semua lembaga pemerintahan, baik di tingkat pusat maupun daerah, saat ini masih berada dalam tataran “mulai mengenal” pemanfaatan TIK untuk berbagai kegiatan penyelenggaraan pemerintahan. Kenyataan ini dicirikan dengan banyaknya program-program pengembangan TIK seperti pembuatan website, pengembangan sistem-sistem informasi, pembangunan jaringan komputer dan koneksi Internet, serta pelatihan SDM TIK. Semua program tersebut memang mengarah pada implementasi e-government, tetapi itu saja tidak cukup. Perlu ada “perekat” yang mengintegrasikan semua usaha tersebut dengan “roh” dari penyelenggaraan kegiatan pemerintahan, baik di pusat maupun daerah, karena pada akhirnya TIK hanyalah berfungsi sebagai enabler untuk menuju keadaan yang lebih baik.
Pada umumnya implementasi TIK yang efektif selalu memerlukan perubahan/penyelarasan pada aspek-aspek yang lain. Dalam konteks pemerintahan, implementasi TIK harus disertai juga penyelarasan tujuan dan sistem birokrasi yang ada. Pada kenyataannya, proses asimilasi TIK ke sistem birokrasi, atau bahkan reformasi sistem birokrasi itu sendiri sebagai syarat mengefektifkan implementasi TIK, tidaklah mudah dilakukan karena berbagai kendala. Dalam posisi inilah GCIO (dan staf lain yang berperan sebagai information officers – IO) memegang peranan penting. GCIO (dan IO) berperan sebagai agent of change: menjadi promotor perubahan, menetapkan arahan dan kebijakan, dan merencanakan, mengeksekusi, serta mengevaluasi berbagai program yang terkait dengan implementasi TIK.
Dengan memperhatikan konsep dasar tentang peran GCIO, dan kondisi khas yang pada umumnya dimiliki oleh pemerintah daerah di Indonesia, maka MTI UGM mengusulkan untuk merinci peran GCIO Indonesia sebagai berikut:
- Penyusun strategi TIK. Dapat dikatakan saat ini semua pemerintah daerah di Indonesia sedang berada dalam tahap awal pembangunan e-government seperti diamanahkan oleh Undang-Undang no. 3/2003. Menurut Bank Dunia, pemanfaatan TIK dalam e-government pada akhirnya harus bisa melahirkan transformasi relasi antara pemerintah dengan warga, antara pemerintah dengan dunia usaha, dan antara sesama lembaga pemerintah sendiri. Untuk mencapai tujuan tersebut, pemerintah daerah memerlukan visi, misi, dan strategi pemanfaatan TIK yang tepat. Salah satu tugas GCIO adalah memformulasikan ketiga hal fundamental tersebut, yang diselaraskan dengan visi, misi, dan tujuan penyelenggaraan pemerintahan daerah.
- Promotor penyelarasan proses-proses bisnis/birokrasi. TIK sebagai enabler pada akhirnya harus berjalan seiring dengan proses-proses birokrasi yang ada. Pada umumnya sistem dan proses birokrasi yang ada saat ini tidak kondusif bagi pemanfaatan TIK secara optimal, sehingga perlu ada pendekatan top-down agar keselarasan antara keduanya bisa tercapai. Pendekatan harus secara top-down karena pada umumnya penyelarasan TIK dengan sistem/proses birokrasi melibatkan penataan birokrasi (struktur, mekanisme kerja, tupoksi, dan sebagainya). GCIO pada posisi strategis (misalkan setingkat Sekda) dapat mengemban peran sebagai promotor dan inisiator bagi penyelarasan ini.
- Promotor manajemen solusi TIK. Seorang GCIO harus dapat melihat bagaimana TIK memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang dihadapi. Sebagai promotor untuk solusi-solusi TIK, GCIO harus dapat mendefinisikan tujuan dan sasaran solusi yang akan diimplementasikan, strategi pengembangan dan operasionalisasinya, dan tahapan-tahapan yang harus dijalankan.
- Penentu kebutuhan TIK. Sebagai konsekuensi dari peran no. 2 dan 3, pemerintah daerah akan memerlukan sarana dan fasilitas TIK (perangkat keras, jaringan, perangkat lunak, dan data). Penentuan kebutuhan dengan memanfaatkan prinsip efisiensi dan efektivitas perlu dilakukan oleh GCIO. Lingkupnya adalah pada seluruh kabupaten/kota, sehingga perlu memperhitungkan alokasi dan pemakaian bersama di lembaga-lembaga yang ada.
- Perancang anggaran TIK. GCIO juga perlu memiliki fungsi perancang anggaran, untuk menjamin kebutuhan-kebutuhan TIK dapat dianggarkan secara tepat guna.
- Pengelola operasional sistem dan teknologi informasi. Pada tataran operasional, GCIO diperlukan untuk menjamin operasional sistem dan teknologi informasi dapat berjalan dengan baik.
- Penilai kinerja TIK. Implementasi TIK yang berjalan perlu dinilai kinerjanya untuk berbagai kepentingan. Untuk kepentingan audit, penilaian kinerja dilakukan untuk mengetahui kelayakan implementasi dengan anggaran. Untuk kepentingan pengembangan dan penyempurnaan, evaluasi kinerja dapat memberitahu aspek-aspek apa saja yang perlu mendapatkan perhatian. GCIO harus dapat menjadi promotor maupun eksekutor dalam evaluasi kinerja TIK.
Ketujuh peran di atas tentu saja tidak dijalankan oleh satu jenis GCIO saja. Jika diidentifikasi, ada peran yang memerlukan kekuatan struktural pada level strategik, ada peran yang memerlukan kapabilitas koordinasi fungsional, dan ada peran yang memerlukan kapabilitas teknis operasional. Masing-masing memerlukan GCIO pada level yang dimaksudkan. Persoalannya yang muncul kemudian adalah bagaimana mendefinisikan posisi jenis-jenis GCIO tersebut pada struktur organisasi pemerintah daerah, menentukan tupoksinya dan kompetensi yang diharapkan, dan menyiapkan SDM-SDMnya.
- Pendekatan Struktural dalam Mengakomodasi Profesi GCIO di Indonesia
Peran-peran GCIO di atas memerlukan kapabilitas-kapabilitas berikut ini agar program-program pemanfaatan TIK bisa terlaksana secara efektif: perencanaan, koordinasi, dan pelaksanaan (eksekusi). Kapabilitas-kapabilitas ini harus diletakkan dalam struktur organisasi pemerintahan. Peraturan Pemerintah (PP) no. 41 tahun 2007 mengatur tentang organisasi perangkat daerah. Secara garis besar, struktur organisasi perangkat daerah dapat digambarkan seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Ringkasan struktur organisasi perangkat daerah
Dari penjelasan di Bagian 1 dapat diketahui ada 3 jenis peran GCIO yang menuntut posisi-posisi struktural yang berbeda:
- Jenis peran strategik, yang berurusan dengan visi, misi, dan strategi TIK yang diturunkan dari visi, misi, dan strategi pemerintah daerah. Jenis peran ini juga bertanggungjawab atas keselarasan implementasi TIK di seluruh daerah dengan strategi TIK yang bersifat nasional.
- Jenis peran koordinatif, yang berurusan dengan perencanaan program-program TIK dan berbagai bentuk koordinasi yang diperlukan.
- Jenis peran pelaksana (eksekutor), yang bersifat sektoral dan spesifik dalam sebuah dinas atau lembaga teknis daerah.
Ketiga kebutuhan jenis peran GCIO tersebut di atas diakomodasi dengan posisi-posisi struktural yang ditunjukkan pada Gambar 2. Usulan seperti pada Gambar 2 diajukan dengan dasar pemikiran untuk lebih memperkuat penetrasi inisiatif pengembangan TIK melalui fungsi-fungsi organisasi yang sudah ada saat ini. Dengan melekatkan fungsi pengelolaan informasi pada tupoksi perangkat daerah, diharapkan bisa terjadi asimilasi yang selaras antara TIK dengan fungsi-fungsi penyelenggaraan pemerintahan yang lain.
Posisi Asisten Sekda bidang Administrasi dan Informasi membawa jenis peran GCIO strategik. Dengan eselon 2, Asisten Sekda memiliki kewenangan yang setara dengan posisi Kepala SKPD (Dinas), tetapi memiliki otoritas Sekretariat Daerah untuk mengarahkan dinas-dinas yang ada.
Gambar 2. Posisi-posisi struktural untuk mengakomodasi kebutuhan GCIO
Tugas Asekda Adm&Informasi adalah membantu kepala daerah dalam menyusun visi, misi, strategi, dan kebijakan TIK daerah dan mengkoordinasikannya dengan dinas-dinas dan lembaga teknis daerah.
Dalam menjalankan tugasnya, Asekda Adm&Informasi melaksanakan fungsi-fungsi sebagai berikut:
- Menyusun visi, misi, strategi, dan kebijakan TIK pemerintah daerah
- Mengkoordinasikan pelaksanaan implementasi TIK di dinas dan lembaga teknis daerah
- Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan TIK pemerintah daerah
- Membangun IT governance di daerah dan menjamin pelaksanaannya secara efektif
- Membina aparatur daerah yang terkait dengan implementasi TIK
Posisi kedua adalah Bidang Perencanaan TIK di bawah instansi Bappeda. Bidang ini diusulkan untuk mengakomodasi kebutuhan perencanaan program-program implementasi TIK yang diselaraskan dengan program-program pembangunan daerah yang lain. Kepala Bidang Informasi Bappeda adalah GCIO dengan fokus jenis peran perencanaan dan koordinasi.
Secara umum tugas Bidang Perencanaan TIK Bappeda adalah melaksanakan penyusunan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan TIK daerah. Kebijakan-kebijakan perencanaan di bidang TIK ini mengimplementasikan arahan-arahan kebijakan makro yang dibuat oleh Asekda Adm&Informasi. Ciri koordinatif, selaras, dan sinergis harus mewarnai kebijakan perencanaan operasional ini. Hal-hal yang dicakup antara lain sebagai berikut:
- Kebutuhan sarana dan fasilitas sistem dan teknologi informasi
- Program-program pengembangan sarana dan fasilitas sistem dan teknologi informasi sebagai solusi bagi persoalan-persoalan yang dihadapi
- Standar dan mekanisme pertukaran data dan informasi antar lembaga daerah
- Anggaran pembangunan sistem dan teknologi informasi
Dalam menjalankan tugasnya, Bidang Perencanaan TIK Bappeda melaksanakan fungsi-fungsi sebagai berikut:
- Merumuskan kebijakan perencanaan TIK di daerah yang diturunkan dari visi, misi, strategi, dan kebijakan TIK daerah
- Mengkoordinasikan perencanaan pengembangan sistem dan teknologi informasi secara koordinatif, selaras, dan sinergis
- Mengevaluasi usulan-usulan pengembangan TIK sektoral (dari dinas dan lembaga teknis) dan menyelaraskannya dengan kebijakan perencanaan TIK daerah
Posisi terakhir adalah Subbidang TIK pada dinas dan lembaga teknis daerah. Unit Subbidang TIK adalah unit sektoral yang menerjemahkan kebijakan-kebijakan perencanaan TIK daerah menjadi program-program implementasi TIK di masing-masing dinas atau lembaga teknis daerah. Urusan TIK ditempatkan di bawah Sekretariat untuk mengakomodasi sifat koordinatif dari tugas-tugas yang dijalankan.
Menurut PP 41/2007, tugas Dinas adalah melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Subbidang TIK bertugas mengusulkan, mengadakan, dan menjalankan program-program pemanfaatan TIK yang mendukung tugas dinas yang menaunginya. Program-program yang diusulkan harus sejalan dengan kebijakan perencanaan TIK daerah yang dibuat oleh Bidang Perencanaan TIK Bappeda, sehingga koordinasi antara dua unit ini pada saat pengusulan program (dan anggaran) menjadi mutlak diperlukan.
Subbidang TIK menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:
- Mengkoordinasikan kebutuhan dan usulan program pengembangan TIK di lingkungan dinas atau lembaga teknis yang menaunginya
- Merumuskan kebijakan teknis untuk pemanfaatan TIK sesuai dengan lingkup tugas dinas atau lembaga teknis yang menaunginya
- Mengusulkan program dan kegiatan dalam rangka pemanfaatan TIK, dengan memperhatikan arahan kebijakan perencanaan sistem dan teknologi informasi daerah
- Mengoperasikan dan memelihara sarana dan fasilitas sistem dan teknologi informasi di lingkungan dinas atau lembaga teknis yang menaunginya
GCIO pada tingkat ini adalah Kepala Subbidang TIK di dinas atau lembaga teknis daerah. Bidang tugasnya bersifat manajemen operasional, dan mencakup perencanaan dan pengusulan program, eksekusi program, operasional, dan evaluasi program/kegiatan.
- Penutup
Setelah melakukan telaah literatur dan mengkaitkannya dengan penerapan yang dijalankan di struktur pemerintahan daerah, penulis menyimpulkan beberapa hal. Dalam praktiknya, ternyata tidak semua fungsi dari seorang CIO dapat diakomodasi seorang Government CIO Pemda. Fungsi yang pertama yakni memahami bisnis menurut hemat penulis dirasakan telah cukup dapat diakomodasi dengan baik, mengingat cakupan kerja dari proses pemahaman bisnis tidaklah terlalu luas.
Berkenaan dengan fungsi kedua yakni membangun citra divisi, dalam struktur institusi pemerintahan daerah di mana CIO pada umumnya berada 2 level dari pimpinan utama (kepala daerah), citra divisi dari unit CIO dirasakan cukup dapat relatif dengan mudah dibangun. Walaupun hal ini tentu saja masih memuat factor subjektif pimpinan unit CIO sendiri, tetapi, untuk level CIO setingkat di bawah sekretaris daerah/ Bappeda, citra divisi tidaklah sulit dibangun mengingat unit CIO dimaksud masih cukup kecil sehingga tidak membutuhkan usaha yang besar dalam melaksanakannya.
Faktor ketiga adalah meningkatkan mutu penggunaan teknologi. Berkenaan dengan hal ini, penulis merasakan masih banyak pekerjaan rumah yang harus dilakukan pemerintahan daerah dalam meningkatkan mutu penggunaan teknologinya. Dengan jumlah 33 provinsi dan 399 kabupaten/kota (data 2011), merupakan tantangan tersendiri untuk bagaimana di tengah terbatasnya sumberdaya baik SDM maupun sumber dana, pemerintah daerah c.q CIO-ny masing-masing dapat meningkatkan mutu penggunaan teknologinya.
Faktor berikutnya adalah mencanangkan visi teknologi informasi. Penulis berpendapat, dengan struktur yang ada saat ini dan terbatasnya sumber daya di level pemerintahan daerah, tanggung jawab CIO ke-empat ini dirasakan masih sulit terwujud. Tidak perlu jauh-jauh melangkah ke level visi, program dan kegiatan dari sebuah pemerintah daerah saja belum tentu dapat terlaksana semua. Namun demikian, harapan penulis ada di level pimpinan. Baik pimpinan provinsi maupun pimpinan kabupaten dan kota dapat menggunakan wewenang yang mereka miliki agar mencapai tanggung jawab ini
Terakhir, berkaitan dengan pengembangan arsitektur system informasi, untuk membuat, merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, dirasakan struktur CIO pemda yang ada saat ini telah cukup dapat mengakomodasi tanggung jawab ke-5 ini. Dengan catatan, ada inisiatif kepala daerah selaku CIO untuk membantu meng-enforce wewenang yang dimiliki CIO agar dapat mengembangkan system informasi yang dimiliki masing-masing unit pemerintahan daerah.
Sebagai penutup, ada 2 hal yang menjadi titik tekan penulis terhadap peran ke depan dari CIO masing-masing pemerintahan daerah. Yang pertama, sejalan dengan masukan Prof. Ramli, seyogyanya demi peningkatan fungsi dan kapasitas CIO, pemda harus mengusahakan agar di tingkat Provinsi, CIO menjabat diberi posisi setingkat eselon 2 (Kepala Dinas Provinsi). Selain itu, di tingkat Kabupaten/Kota, diusulkan agar CIO memiliki jabatan structural berada setingkat eselon 2 B (Kepala Dinas Kab/Kota). Hal ini penting karena dengan posisi yang lebih tinggi, wewenang yang dimiliki semakin besar dan dapat menunjang tanggungjawab yang dimiliki CIO.
Yang kedua, untuk mengatasi lag di atas (jika belum dapat mereorganisasi struktur CIO), seyogyanya dapat dilakukan koordinasi yang lebih baik antara sekda level provinsi, kabupaten, dan Kementerian Komunikasi Informasi selaku CIO nasional dalam mengatasi lag yang ada (contoh:pengembangan aplikasi, terbatasnya SDM dan dana). Supervisi Kemenkominfo haruslah benar-benar dijalankan dengan baik demi peningkatan peran CIO pemda menuju pengelolaan teknologi informasi nasional yang lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
http://jurnalti.org/posisi-dan-kedudukan-cio
http://qodar.blogspot.com/2012/04/peran-chief-information-officer-cio.html
http://www.mti.ugm.ac.id/~lukito/CommService/PP_GCIO.doc
[1][1][1] Prof. DR-Ing. Kalamullah Ramli, MEng. Staf Ahli Menteri Bidang Teknologi, Kementerian Komunikasi dan Informatika. CIO (Chief Information Officer) di Organisasi Pemerintahan dan Tantangan Era Keterbukaan Informasi Publik. Materi disampaikan dalam Seminar CIO di Yogyakarta 29 September 2011
Karena menulis tak diam, karena diam itu mati 